Hướng dẫn cơ bản về sử dụng các mẫu đơn, mẫu văn bản, mẫu tài liệu mà bạn có thể sử dụng cho nội bộ công ty, lớp học, hoặc chia sẻ rộng rãi tùy mục đích.
HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ SỬ DỤNG CÁC MẪU ĐƠN
1. Giới thiệu
Mẫu đơn là các định dạng văn bản được thiết kế sẵn nhằm giúp người dùng tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong quá trình soạn thảo. Hướng dẫn này giúp bạn hiểu cách sử dụng, chỉnh sửa và quản lý các mẫu đơn một cách hiệu quả.
2. Các loại mẫu văn bản phổ biến
- Mẫu báo cáo: Dùng để viết báo cáo công việc, kết quả khảo sát, nghiên cứu,…
- Mẫu biên bản: Ghi nhận nội dung các cuộc họp, thỏa thuận,…
- Mẫu hợp đồng: Cấu trúc sẵn cho các loại hợp đồng thương mại, lao động,…
- Mẫu thư từ: Thư mời, thư xác nhận, thư xin việc,…
- Mẫu đề xuất/kế hoạch: Trình bày ý tưởng, kế hoạch công tác, dự án,…
- Mẫu đơn: Trình bày quan điểm, ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tổ chức…
3. Cách sử dụng mẫu đơn
Bước 1: Lựa chọn mẫu đơn phù hợp
Chọn mẫu đơn tương ứng với loại tài liệu bạn cần viết. Nếu có hệ thống lưu trữ nội bộ, hãy tìm theo tên hoặc mã mẫu.
Bước 2: Mở mẫu đơn và lưu thành tài liệu mới
- Không chỉnh sửa trực tiếp mẫu đơn gốc.
- Luôn tạo bản sao và lưu với tên mới trước khi sử dụng.
Ví dụ:De-xuat-du-an_TenNhanVien_2025.docx
Bước 3: Điền nội dung vào các phần được chỉ định
- Các phần cần nhập thường được đánh dấu bằng dấu
[], màu khác, hoặc chú thích. - Xoá phần hướng dẫn nếu không còn cần thiết trước khi hoàn thành tài liệu.
Bước 4: Kiểm tra định dạng và chính tả
- Giữ nguyên phông chữ, cỡ chữ, cách trình bày của mẫu.
- Sử dụng chức năng kiểm tra chính tả hoặc nhờ đồng nghiệp đọc lại nếu cần.
4. Một số lưu ý quan trọng
- Không chỉnh sửa mẫu đơn gốc nếu không có quyền
Việc thay đổi mẫu có thể gây lỗi hoặc làm mất cấu trúc chuẩn. - Luôn cập nhật mẫu đơn
Nếu phát hiện lỗi hoặc có đề xuất cải tiến, hãy báo cho người quản lý mẫu. - Tôn trọng quy chuẩn trình bày
Giúp đồng bộ hóa giữa các bộ phận, tạo hình ảnh chuyên nghiệp.
5. Hướng dẫn tùy chỉnh mẫu đơn cơ bản (nâng cao)
- Chèn logo: Vào “Insert > Pictures” và điều chỉnh kích thước cho phù hợp.
- Thay đổi header/footer: Vào “Insert > Header/Footer” và chỉnh sửa nội dung.
- Tạo checkbox hoặc dropdown (trong mẫu khảo sát): Sử dụng tính năng Developer trong MS Word.
6. Liên hệ hỗ trợ
Nếu bạn gặp khó khăn khi sử dụng mẫu hoặc cần mẫu đặc thù, vui lòng liên hệ:
Email: support@donmauvn.com
Hotline: 0961235851
7. Tài liệu đính kèm
- Danh sách mẫu đơn hiện hành
- Quy định cập nhật mẫu đơn
- Mẫu đề xuất tạo mẫu đơn mới